[JURNAL] Project Management Implementasi ISO


10 October 2014

———————————————————————————————————————————-

Judul : Best Project Management Practices in the Implementation of an ISO 9001 Quality Management System

Pengarang : Helgi Thor Ingason, Professor Reykjavik University – School of Science and Engineering, Iceland

Tahun : 2014

Terbit : 28th IPMA World Congress, IPMA 2014, 29 September – 1 October 2014, Rotterdam, The Netherlands

Download Jurnal

———————————————————————————————————————————-

Pendahuluan

Manajemen Kualitas (Quality Management) serta Project Management adalah disiplin ilmu yang berkaitan. Project Management diasosiasikan dengan ‘temporary organization’ sedangkan Quality Management diasosiasikan dengan ‘permanent organization’. Tujuan dari makalah ini adalah untuk menjelaskan praktek Project Management dalam implementasi Quality Management ISO 9001.

 Literature Review

Manajemen kualitas sebagai bidang manajemen yang banyak memiliki penelitian tentang berbagai aspek dan teori, data empiris dari praktek di lapangan serta uraian teoritis. Salah satu aspek dasar yang telah ditetapkan dan dipakai sebagai standar manajemen internasional adalah ISO 9001 dan ISO 14001.

Naveh dan Marcus (2005) Melakukan survey literatur dan studi kasus yang mengidentifikasikan dua tahap dalam melaksanakan ISO 9001, Pertama yaitu instalasi (tahap setup) yang terdiri dari: (a) koordinasi eksternal (b) integrasi, kemudian yang Kedua yaitu penggunaan (tahap implementasi) yang juga terdiri dari dua bagian: (a) dalam praktek sehari-hari (b) atau sebagai katalisator perubahan. Kedua hal tersebut  dilakukan sebagai upaya untuk perencanaan sebelum standar tersebut yang digunakan.

Kim dan Kumar (2011) melakukan 3 (tiga) tahapan review sistematis dari literatur dan berfokus kepada 3 (tiga) aspek kunci dalam imnplementasi ISO 9000; yaitu : motivasi, faktor kritis keberhasilan dan dampak ISO 9000. Mereka mengusulkan 3 (tiga) bagian kerangka realisasi kinerja untuk menerapkan ISO 9000; yaitu : perubahan, peningkatan, dan tahap kompetitif.

Masih menurut Kim dan Kumar (2011) Tahap pertama (perubahan) bertujuan untuk membangun dasar untuk beroperasi pada sistem kualitas yang dibangun, output dari tahap pertama adalah sistem yang telah berubah menjadi lebih baik (improve), standarisasi proses, lingkungan pembelajaran dan komunikatif.

Temuan dari Sampaio, Saraiva dan Rodrigues (2009) , motivasi dan benefit dari ISO 9001 dapat dikategorikan dari faktor luar (eksternal) seperti pemasaran dan promosi bahwa Perusahaan melakukan perbaikan internal. Selanjutnya berdasarkan literatur mereka menyimpulkan bahwa Perusahaan dapat memaksimalkan benefit jika melakukan sertifikasi ISO 9001 berdasarkan faktor dalam (internal).

 Metode

Penelitian ini dilakukan di Islandia dengan sampel yang dipilih sebanyak  21 organisasi (dari 50 organisasi yang telah memiliki sertifikasi ISO 9001). Perusahaan yang dipilih berdasarkan representasi sektor bisnis. Total 21 Quality Manager atau Managing Directors telah diwawancarai mengenai implementasi ISO 9001 pada organisasi mereka.

Hasil

Project Management dalam Implementasi ISO 9001 dipakai dalam semua sektor industri yang menjadi sampel dalam penelitian ini. Meskipun terdapat perbedaan metode perencanaan yang dipakai serta waktu implementasi yang sangat bervariasi. Secara rata-rata Implementasi ISO 9001 memerlukan waktu selama 18 bulan dan maksimal 48 bulan, meskipun ada 3 organisasi yang mengimplementasikan ISO 9001 selama 6 bulan. Ketika ditanya persepsi dari partisipan mengenai rencana vs aktual implemetasi ISO 9001, 40% lebih menjawab sesuai waktu yang direncanakan serta lebih dari 35% yang menjawab lebih dari waktu yang direncanakan.

p1

Berdasarkan hasil penelitian ini didapatkan beberapa faktor umum yang berkontribusi terhadap keberhasilan implementasi yang ditemukan diorganisasi. Para peserta diminta secara khusus untuk melakukan perencanaan proyek yang telah diterapkan dalam pelaksanaannya. 29% mengatakan bahwa pelaksanaan itu dilakukan melalui dengan mengikuti rencana awal.

 p2

Ketika ditanya persepsi mengenai tools dan teknik yang mereka pakai dalam implementasi ISO 9001, partisipan dapat menyebutkan beberapa tools/teknik yang biasa dipakai dalam Project Management.

p3

Kemudian selanjutnya faktor kunci dari kesuksesan implementasi ISO adalah sebagai berikut

p4

Kesimpulan

Pada kebanyakan organisasi berpandangan dan mengklaim menerapkan manajemen proyek dalam pelaksanaannya sulit untuk dilakukan. Literatur dan penelitian ini setuju bahwa partisipasi langsung dari karyawan merupakan faktor kunci keberhasilan dalam pelaksanaan, dan pendekatan manajemen proyek profesional untuk pelaksanaan akan mencakup biaya ini dalam tahap perencanaan awal proyek. Hasil jelas menunjukkan bahwa organisasi yang merencanakan untuk biaya internal pelaksanaan sertifikasi ISO 9001 mereka meraka melaksanakanya dalam 13 bulan. Di sisi lain, organisasi yang tidak menggunakan Project Management tetapi berdasarkan implementasi,  komunikasi terus menerus dan teratur dapat melakukan sertifikasi ISO 9001 untuk 24 bulan.

Berdasarkan paparan diatas dapat terlihat dari segi lama waktu pelaksanaan implementasi  akan menyebabkan cost operasional tambahan yang tak terduga akibat tidak terkendalinya waktu implementasi akibat tidak adanya perencanaan di awal.

 Implikasi Manajerial

Makalah ini menggarisbawahi mengenai peranan Project Management dalam Implementasi ISO (atau sertifikasi standardisasi manajemen lainnya). Dari sampel yang diteliti menunjukkan pemahaman mengenai Project Management merupakan hal vital untuk dikuasai oleh seoarang Quality Manager atau person in charge yang bertanggung jawab di internal Perusahaan.

Usulan memakai Konsultan Manajemen ISO menjadi salah satu opsi yang dapat diambil ketika sumber daya internal tidak memenuhi kualifikasi atau memiliki kapasitas dalam melakukan implementasi. Dengan memberikan pekerjaan tersebut kepada Konsultan Manajemen ISO, maka akan ada fokus tersendiri untuk mengelola implementasi tersebut di dalam Perusahaan, sekalipun dalam praktek nya tentu hal-hal teknis operasional di lapangan tetap membutuhkan peran serta SDM internal Perusahaan.

—–

Langkah Tawang Pratama - Junior Consultant

—-

Download Artikel Project Management Implementasi ISO (PDF)


Article

Silahkan subscribe alamat email anda di sini untuk menerima notifikasi setiap artikel baru

Join 26 other subscribers