Pemakaian Segel Truck Pada Transportasi Logistik


3 December 2013

Salah satu project logistics improvement yang pernah saya lakukan adalah analisa pemakaian segel truck. Meskipun terlihat simpel dalam implementasi segel, namun ternyata perlu dipikirkan secara mendetail mengenai sistem pemakaian segel di truck ini.

———————–

Sebelumnya saya pernah bekerja pada perusahaan penyedia jasa logistik dan memakai segel truck sebagai salah satu pengamanan barang selama delivery. Pada implementasi nya saya melihat tidak pernah ada sistem yang jelas dalam pemakaian segel tersebut, sehingga hanya menjadi cost bagi perusahaan tanpa mendatangkan benefit apapun.

Saya mencoba membandingkan dengan pemakaian segel truck pada salah satu perusahaan retail yang sebelum melakukan implementasi segel truck telah melakukan analisa pendahuluan yang cukup mendetai. Saya coba share 2 contoh implementasi pemakaian segel pada kedua perusahaan yang menurut implementasi-nya sangat bertolak belakang.

Pemakaian segel truck (Source pic : http://bit.ly/150Xgqu )

Kedua contoh yang saya akan bahas adalah contoh 1 implementasi segel yang ‘sekedar’ dijalankan tanpa ada prosedur yang jelas sedangkan contoh 2 adalah implementasi segel yang telah disiapkan secara komprehensif dengan analisis yang diuji oleh level management sebelum implementasi nya.

————————————————————————————————————-

Contoh 1 Pemakaian segel ‘sekedarnya’

Sekitar tahun 2010-2011 saya bekerja di salah satu perusahaan logistik yang menjalankan SOP (Standard Operating Procedure) dengan cukup baik dan termasuk ketat kepada SOP dalam operasional sehari-hari. Namun ternyata untuk implementasi pemakaian segel truck praktek yang dijalankan lebih bersifat ‘seadanya’ saja.

Segel seperti yang ditampilkan pada gambar akan dipakai pada saat barang di atas truck sudah lengkap dan siap diberangkatkan ke tempat tujuan. Biasanya person in charge (dispatcher) akan melakukan penyegelan pada truck yang pada saat keluar sebelum melewati pos security akan diinspeksi akhir (kondisi segel, pintu truck, dokumen, dsb)

Proses pemakaian segel truck ini terlihat ‘asal’ berjalan saja, dikarenakan saya memperhatikan bahawa helper/asisten driver bebas mengakses tempat penyimpanan segel dan mengambil segel dalam jumlah yang mereka inginkan. Segel yang seharusnya menjadi alat kendali dari asisten driver serta driver justru dikendalikan penuh oleh mereka (baca : driver dan asisten driver itu sendiri) , hal itu diperkuat dengan tidak adanya pencatatan yang jelas antara jumlah dan nomer segel keluar dan jumlah dan nomer bangkai segel kembali

Kontrol yang lemah sehingga memungkinkan driver / asisten driver untuk membuka segel di tengah jalan dan menggantikannya dengan segel yang baru, karena segel keluar dan bangkai segel kembali tidak dicatat dan operation leader bersifat acuh terhadap hal ini.

Ketika itu posisi dan tugas tanggung jawab saya memang tidak berkaitan dengan operational dispatcher, namun karena pada perusahaan sebelumnya saya bekerja di logistics operation dan sempat juga berada dalam tim pengembangan proyek-proyek logistik, maka saya mengerti dan paham benar bahwa segel truck yang diimplementasikan di perusahaan ini hanya-lah implementasi ‘sekedarnya’.

Contoh 2 Analisa mendetail tentang Benefit Cost ‘Segel’

Sementara itu di tempat kerja yang lain saya kebetulan pernah terlibat dalam team pengembangan proyek-proyek improvement logistik. Implementasi segel menjadi salah satu proyek improvement logistk untuk dikaji oleh team secara mendetail sebelum pemakaian segel truck ini dijalankan di perusahaan.

Project leader implementasi segel ini sendiri langsung berkoordinasi dengan berbagai pihak antara lain :

  • Operasional dispatcher sebagai user segel ini jika jadi diimplementasi
  • Vendor penyedia segel via procurement perusahaan
  • Pembuatan Feasibility study mengenai benefit cost segel
  • Analisa data-data kasus / kejadian yang mungkin bisa diminimalisir oleh adanya segel truck

Project leader melakukan presentasi pemakaian segel truck ke level top management , dan setelah mendapat banyak masukan serta sampai harus me-revisi konsep pemakaian segel beberapa kali, pada akhirnya pemakaian segel di perusahaan itu akhirnya dijalankan.

Pada saat project tersebut diimplementasikan, bagian operasional  menjalankan SOP yang jelas dalam pencatatan nomer segel keluar-masuk sampai ke pengembalian bangkai segel sebagai bukti. Jika terjadi ketidaksesuaian antara nomer segel yang dikeluarkan dan bangkai segel kembali maka akan ada sebuah berita acara yang ditanda-tangani oleh driver-asisten driver. Dalam implementasi ini team juga melakukan pendampingan terhadap bagian operasional, untuk melihat gap antara implementasi dengan perencanaan.

————————————————————————————————————-

Dari ke-2 contoh di-atas dapat dibedakan dalam project yang sama (pemakaian segel truck) ternyata dijalankan dengan cara yang berbeda, dimana pada contoh ke-2 dijalankan dengan perencanaan yang matang akhirnya investasi segel berjalan dengan baik serta memberikan dampak bagi kepastian keamanan barang di dalam truck.

Belajar dari ke-2 contoh di atas, saya menyimpulkan bahwa segel dengan biaya kecil (mungkin 1 pcs segel dibawah Rp 5,000) dapat memberi dampak positif bagi keamanan barang di atas truck dengan sistem dan prosedur yang jelas.

 

—————–

Merari (Excelogic – 2013)

Download Artikel Pemakaian Segel Truck Pada Transportasi Logistik (PDF)


Article

Silahkan subscribe alamat email anda di sini untuk menerima notifikasi setiap artikel baru

Join 26 other subscribers