Penyusunan SOP Perusahan : Menggunakan SDM Internal atau Konsultan SOP ?


19 February 2015

Beberapa klien Excelogic seringkali meminta review atau redesign Standard Operating Procedure, Working Instructions serta form di Perusahaan mereka. Menurut kami penyusunan SOP Perusahaan dapat dilakukan menggunakan SDM Internal di Perusahaan, meskipun banyak Perusahaan juga membutuhkan jasa Konsultan Manajemen (dalam hal ini Konsultan SOP) untuk membantu pembuatan SOP. Kami mencoba secara singkat melakukan perbandingan kedua hal tersebut pada artikel ini.

PENDAHULUAN

Standar Operating Procedure (atau selanjutnya disingkat dengan SOP) menurut situs  divestopedia.com merupakan proses dokumentasi yag dilakukan perusahaan untuk memastikan bahwa jasa dan/atau produk dihasilkan dengan konsisten setiap saat. SOP juga menunjukkan bahwa suatu perusahaan mengontrol setiap proses yang terjadi dalam perusahaan.

Menurut businessdictionary, SOP merupakan prosedur tertulis yang digunakan terus-menerus dengan spesifikasi yang telah ditentukan yang ditujukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Sedangkan SOP menurut Tjipto Atmoko, SOP merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja berdasarkan indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Contoh Prosedur Internal Aurid

Contoh SOP di atas merupakan SOP untuk persiapan audit internal di sebuah perusahaan. Dapat diperhatikan bahwa setiap proses yang harus dilakukan dalam internal audit dijelaskan secara terperinci dan tersusun dari awal proses hingga akhir proses. SOP dibuat untuk para pelaksana pekerjaan agar dapat melakukan proses yang sama sehingga dapat menghasilkan hasil yang sama. SOP akan berbeda untuk tiap pekerjaan, baik itu pekerjaan yang dilakukan sendiri dengan pekerjaan yang dilakukan secara tim dan untuk pengawas pekerjaan (supervisor)

PEMAPARAN

Keberadaan SOP adalah untuk memastikan pekerjaan dilakukan dengan proses yang sama, dengan asumsi tersebut maka suatu pekerjaan diasumsikan akan memberikan output yang sama. Berdasarkan hal tersebut maka sistem manajemen kualitas (seperti ISO 9001, 14001, dsb) mensyaratkan SOP dengan pertimbangan bahwa suatu sistem yang diatur dengan prosedur akan menghasilkan output sesuai standard.

Standard Operating Procedures

SOP sebaiknya sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan. Sehingga SOP dapat berguna untuk memberikan panduan pekerjaan, apabila memang ada gap antara SOP yang ditentukan  dengan praktik lapangan, maka tentu Perusahaan diharuskan melakukan revisi atas SOP tersebut.

Revisi dari SOP dapat dilakukan setiap saat jika terdaat perubahan langkah kerja yang diakibatkan adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi pekerjaan yang berbeda, dan apapun yang mempengaruhi lingkungan kerja.

Berikut adalah beberapa tujuan utama dalam pembuatan SOP di perusahaan.

  1. Memastikan setiap tahap dalam setiap aspek dalam operasional, termasuk quality control, procurement, K3 dan semua eksekusi yang terjadi di lapangan berjalan secara sistematis dan terstandarisasi
  2. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tangguung jawab dari setiap pegawai perusahaan
  3. Menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan serta menjadikan  pekerjaan diselesaikan secara konsisten
  4. Membuat setiap karyawan akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam pekerjaan

Penyusunan SOP dapat dilakukan dengan SDM internal perusahaan ataupun eksternal. Penyusunan SOP oleh internal perusahaan dapat dilakukan dengan meminta pendapat dan saran dari pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut yang kemudian direview oleh internal perusahaan. Biasanya dalam pembuatan SOP dengan menggunakan SDM Internal akan dipimpin oleh management representative (MR) dari department QA (Quality Assurance), BI (Business Improvement), atau department HRD.

Dalam penyusunan SOP dengan menggunakan SDM internal perusahaan ada beberapa kelemahan yang dapat dilihat yakni :

  1. Subjektivitas pembuatan SOP yang menguntungkan satu pihak tertentu
  2. Membutuhkan resources yang tidak sedikit baik dalam hal waktu, tenaga, dan konsentrasi dari pegawai
  3. Jika dikerjakan oleh yang tidak ahli dalam hal SOP, maka bisa dipastikan bahwa SOP tersebut tidak dapat dimengerti dan dipahami oleh semua pihak di dalam perusahaan,

Sedangkan penyusunan SOP dengan menggunakan SDM eksternal perusahaan adalah dengan menggunakan jasa Konsultan Manajemen yang mengerti dan memahami pembuatan SOP dengan baik seperti Konsultan SOP, Konsultan ISO atau Konsultan Business Proses. Penggunaan Konsultan yang dating dari perspektif eksternal perusahaan bertujuan untuk meminta saran tentang langkah-langkah yang tertuang di dalam SOP. Isu yang mungkin muncul adalah ketidakmampuan Konsultan SOP untuk mendefinisikan proses bisnis Perusahaan secara terperinci.

Secara garis besar SOP dapat dibedakan menjadi 3 bagian besar sesuai dengan tingkat keterikatannya terhadap proses pekerjaan yakni.

1. Guidelines/Pedoman. Guidelines atau pedoman merupakan cara-cara yang dapat digunakan dalam mencapai outcome atau hasil yang diinginkan.

2. Operating Instructions/Instruksi Operasional. Operating instructions atau instruksi operasional merupakan instruksi yang harus dilakukan pekerja dalam melakukan suatu proses pekerjaan dan pekerja tidak dapat melakukan pekerjaan tanpa instruksi yang diwajibkan pada bagian ini. Instruksi operasional biasanya bertujuan untuk membuat proses pekerjaan menjadi bebas dari kesalahan (error free)

3. Mandatory Instructions/Instruksi Wajib. Mandatory instructions atau instruksi wajib merupakan instruksi yang digunakan oleh pekerjaan saat melakukan proses pekerjaan. Menggambarkan cara kerja yang paling efektif dan efisien dalam menjalankan proses pekerjaan.

Dalam pembuatan SOP dengan Konsultan Manajemen (SOP) akan lebih terarah dan terukur. Hal ni dipengaruhi oleh pemahaman serta  pengalaman dari konsultan. Salah satu tools dari Konsultan SOP untuk melakukan penyusunan serta implementasi SOP adalah Plan Do Check Action (PDCA) . Konsultan SOP biasanya akan menyarankan metode PDCA dalam mengimplementasikan SOP. Tahapan dalam PDCA adalah sebagai berikut.

1. Plan – Pada tahap Plan/Perencanaan kita menentukan apa jenis SOP yang ingin dibuat. Dalam hal ini kita membuat draft SOP yang mungkin masih berbentuk template akan proses suatu pekerjaan dalam perusahaan.
2. Do – Tahap kedua merupakan tahap dimana kita menguji implementasi SOP yang masih berbentuk draft dan melihat gap yang ada dalam SOP yang dibuat dengan pekerjaan di lapangan
3. Check – Tahap ini dikerjakan setelah kita menelaah gap yang ada di dalam SOP dan memperbaiki tahapan yang masih terdapat perbedaan dalam pengerjaan proses pekerjaan di lapangan. Ada baiknya jika kita meminta masukan dari pekerja yang melakukan proses pekerjaan sehingga lebih mudah saat diimplementasikan.
4. Action – Tahap akhir ini kita mengimplementasikan SOP yang telah diperbaiiki dan telah direvisi dan disetujui oleh pihak perusahaan

IMPLIKASI

Peran seorang Konsultan Manajemen (Konsultan SOP) dalam membantu Perusahaan membuat SOP cukup vital. Sebagai pihak independen, Konsultan dapat membuat SOP dengan efektif dan efisien sehingga bisa menguntungkan semua pihak, baik pihak manajemen perusahaan maupun pekerja. Berikut merupakan tabel perbandingan penyusunan SOP dalam perusahaan dalam menggunakan SDM internal dan dengan menggunakan jasa Konsultan SOP.

SDM Internal vs Konsultan

Perbandingan tersebut tidak berlaku mutlak dan dapat berbeda antara satu Perusahaan dengan yang lainnya. Lebih dari sekedar sebuah dokumen, SOP akan lebih dibutuhkan untuk memberi dampak operasional secara langsung kepada Perusahaan seperti tertib pencatatan, tertib dokumentasi, tertib administrasi dan tertib prosedur.

—–

Paulus Oky Bangun - Junior Consultant

EXCELOGIC CONSULTING AND TRAINING  menjadi mitra anda sebagai Konsultan Penyusunan (SOP) dalam pembuatan SOP di Perusahaan anda. Sebagai Konsultan SOP kami support klien sampai implementasi dalam pekerjaan sehari-hari.

Hubungi tim Konsultan EXCELOGIC pada link berikut atau email : admin@excelogic.info untuk berdiskusi lebih lanjut dan konsultasi pendahuluan.

—–

Download File (Editable) untuk SOP Warehouse dan Logistik (Beli-Template.com)

Download File (Editable) untuk SOP HRD (Beli-Template.com)

Download Artikel Standard Operating Procedure Pergudangan (PDF)


Article

Silahkan subscribe alamat email anda di sini untuk menerima notifikasi setiap artikel baru

Join 26 other subscribers