Standard Operating Procedure (SOP) HRD


25 February 2016

Standard Operating Procedure (SOP) HRD (Human Resource Departemen) didesain untuk menjelaskan alur kerja dari departemen HRD. Sebagaimana artikel sebelumnya Standard Operating Procedure (SOP) Pergudangan yang menceritakan mengenai SOP untuk Gudang, artikel ini memaparkan sedikit mengenai Standard Operating Procedure (SOP) HRD.

Beberapa kali Konsultan Excelogic mendapat kepercayaan untuk mendesain (setup) SOP di perusahaan-perusahaan baik dalam lingkup implementasi ISO 9001 ataupun memang perusahaan mempercayakan kami menjadi Konsultan SOP yang mengawal mulai dari desain sampai implementasi. Dari beberapa pengalaman tersebut kami mendapat bahwa banyak pekerjaan-pekerjaan di departemen HRD dilakukan oleh sedikit orang dan bersifat multi-tasking.

Pekerjaan Multi Taksing : source bit.ly/1oISiLy

Untuk beberapa perusahaan besar memang telah memisahkan fungsi-fungsi rekruitmen, training, performance, dsb kepada beberapa orang, sehingga masing-masing memiliki spesialisasi dan tugas berbeda yang fokus. Namun untuk beberapa  perusahaan kecil-menengah masih menempatkan seluruh fungsi tersebut kedalam 1-2 individu saja. Tentunya karena pekerjaan yang overload, setiap individu yang bersifat multi-tasking ini akan mengerjakan segala sesuatu dengan cara yang paling singkat dan memudahkan dirinya.

Hal ini tentu karena tuntutan keadaan, namun dalam konteks sistem manajemen mutu diperlukan adanya suatu standar yang mengatur alur pekerjaan yang dilakukan, sehingga nantinya organisasi tidak bergantung kepada individu-individu semata, namun disebabkan karena perusahaan sudah memiliki sistem dalam melakukan pekerjaan. Salah satu indikasi penerapan sistem manajemen mutu adalah adanya prosedur, instruksi kerja dan form yang standar dalam melakukan pekerjaan.

Berikut contoh Prosedur (Standard Operating Procedure (SOP) HRD) :

p1 SOP HRD

Lembar 1 di atas adalah lembaran yang menjelaskan history SOP mulai saat pertama kali dibuat , revisi-1, revisi-2 dan seterusnya, termasuk perubahan-perubahan yang setiap bagian. Halaman-1 SOP ini juga memuat lembar pengesahan SOP.

Pada bagian atas (header) SOP memuat beberapa hal berikut : logo perusahaan di kiri atas , judul SOP , efektif berlaku nya SOP , keterangan dokumen. Bagian atas SOP merupakan bagian yang sama untuk halaman selanjutnya , hanya berubah di penunjuk halaman saja.

p2 SOP HRDLembar selanjutnya dari SOP memuat informasi : Tujuan SOP dibuat, Ruang Lingkup SOP, Penanggung Jawab SOP , Definisi dan singkatan dari istilah-istilah yang ada di dalam SOP. Bagian ini diperlukan untuk mengetahui keterangan-keterangan SOP yang tidak dapat dipaparkan dalam diagram visual (pada halaman selanjutnya).

Pada bagian ini mulai diuraikan beberapa alur kerja dan standarisasi untuk menjadi arahan bagi seorang yang bekerja di departemen HRD, idealnya seseorang yang bekerja di departemen HRD dapat melakukan fungsi-fungsi nya dan menghasilkan kualitas kerja yang sama dengan orang lain dengan mengacu kepada Standard Operating Procedure (SOP) HRD ini.

Standard Operating Procedure (SOP) HRD  ini memiliki beberapa form pendukung, seperti form Matrix kompetensi, permohonan karyawan baru, bukti orientasi, usulan pelatihan, rencana pelatihan, evaluasi pelatihan, evaluasi karyawan, dan form lamaran. Beberapa sample dalam screen capture / pdf dapat di-download secara free pada link sample SOP HRD berikut ini (Box.net) sedangkan untuk versi full dan seluruh prosedur serta form dapat di-edit sesuai kebutuhan user dalam bentuk file asli (Word dan Excel) dapat dilihat pada link Standard Operating Procedure (SOP) HRD berikut ini (Beli-Template.com)

Tentunya Prosedur (SOP), Instruksi Kerja dan Form yang dipakai masih dapat bertambah sesuai kebutuhan dari user di Perusahaan, namun template di atas cukup membantu dalam melakukan pekerjaan sehari-hari bagi user dari Departemen HRD, terutama dengan adanya 8 jenis form HRD yang biasa dipakai di banyak Perusahaan.

Excelogic Consulting and Training bersama dengan professional ahli di bidang dokumentasi management system (ISO) menyediakan jasa konsultasi pembuatan Prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja (WI) untuk membantu Perusahaan memiliki  Prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja (WI) yang detail serta terperinci dan tentunya dapat dijalankan oleh karyawan di gudang.

Excelogic membantu tidak hanya support sampai pembuatan Prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja (WI) namun sampai ke seluruh dokumen yang berhubungan dengan SOP (Form dan Reporting) serta mendampingi fase implementasi (gap analysis, audit internal, improvement desain) serta post implementasi (surveillance).

Hasilnya diharapkan Perusahaan mendapatkan standard yang jelas dan terperinci untuk kemudian tentu dapat melakukan improvement yang signifikan sepanjang alur proses bisnis Perusahaan.  Jika Perusahaan anda membutuhkan Standard Operating Procedure (SOP) HRD atau Desain SOP untuk fungsi lain , silahkan hubungi team Excelogic Consulting di email dan kontak berikut.

Jika anda membutuhkan raw file Standard Operating and Procedure (SOP) : 1 (satu) file Standard Operating Procedure (SOP) : dalam bentuk Microsoft Word dan 8 (delapan) Form : Matrix kompetensi, permohonan karyawan baru, bukti orientasi, usulan pelatihan, rencana pelatihan, evaluasi pelatihan, evaluasi karyawan, dan lamaran dalam bentuk Microsoft Word/Excel silahkan kunjungi link berikut

—————————–

Merari (Excelogic – Februari 2016)

—-

Download File (Editable) untuk SOP HRD (Beli-Template.com)


Article

Silahkan subscribe alamat email anda di sini untuk menerima notifikasi setiap artikel baru

Join 25 other subscribers