Standard Operating Procedure (SOP) Pergudangan


22 February 2014

Pada aktifitas operasional Warehouse sehari-hari tentunya diharapkan mengacu kepada satu Standard Operating Procedure (SOP) Pergudangan yang jelas dan executeable untuk dilakukan oleh karyawan di gudang. Terkadang dalam penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) Pergudangan,  departemen Quality Management / Assurance hanya menjadi semacam inisiator untuk pembuatan SOP, tanpa memahami apakah SOP tersebut dapat diimplementasikan atau tidak.

Jika perusahaan anda saat ini tidak memiliki departemen Quality Management / Assurance serta saat ini Warehouse/Gudang anda belum memiliki SOP yang jelas sehingga berjalan sesuai ‘kebiasaan’ karyawan semata, atau sebaliknya SOP tersedia namun tidak memungkinkan untuk dipraktikkan dalam operasional Warehouse, kira-kira apa yang akan terjadi?

Beberapa temuan saya kejadian seperti itu sangat sering terjadi dan dampak ‘ketidakjelasan’ SOP tersebut adalah :

  • Kebocoran aset perusahaan yang ada di Warehouse dalam berbagai macam jenis penyimpangan karena tidak adanya panduan SOP yang jelas.
  • Budaya kerja ‘semau’ atasan atau budaya ‘turun temurun’, dimana hal ini mengakibatkan demotivasi bagi karyawan di bawah yang tentu menghendaki ada satu standarisasi kerja.
  • Kualitas pekerjaan yang tidak standard. Berbeda orang yang mengerjakan akan berbeda perlakuannya , sehingga kualitas kerja tergantung kepada ‘orang’ dan bukan kepada ‘sistem’

Untuk menghindari ketiga hal di atas tentu dibutuhkan adanya satu dokumen SOP sebagai panduan kerja standard bagi seluruh karyawan yang bekerja di Warehouse. Excelogic Consulting and Training dalam beberapa project konsultasi dan pelatihan ataupun sekedar berkoresponden dengan pembaca artikel di blog menangkap adanya satu kebutuhan terutama bagi industri skala kecil menengah untuk adanya sebuah Standard Operating Procedure (SOP) Pergudangan, untuk itu pada artikel ini secara umum kami mencoba membagikan salah satu contoh SOP Pergudangan secara detail.

Contoh Standard Operating Procedure (SOP) Pergudangan untuk operasional Penerimaan Barang di Gudang :

SOP page-1

Pada halaman-1 SOP adalah lembaran document history yang menjelaskan history SOP mulai saat pertama kali dibuat , revisi-1, revisi-2 dan seterusnya, termasuk perubahan-perubahan yang setiap bagian. Halaman-1 SOP ini juga memuat lembar pengesahan SOP.

Pada bagian atas (header) SOP memuat beberapa hal berikut : logo perusahaan di kiri atas , judul SOP , efektif berlaku nya SOP , keterangan dokumen. Bagian atas SOP merupakan bagian yang sama untuk halaman selanjutnya , hanya berubah di penunjuk halaman saja.

Picture2

Pada halaman-2 (atau selanjutnya) dari SOP memuat informasi : Tujuan SOP dibuat, Ruang Lingkup SOP, Penanggung Jawab SOP , Definisi dan singkatan dari istilah-istilah yang ada di dalam SOP. Bagian ini diperlukan untuk mengetahui keterangan-keterangan SOP yang tidak dapat dipaparkan dalam diagram visual (pada halaman selanjutnya).

Picture3

Pada halaman-3 (atau selanjutnya) dari SOP dapat dikatakan merupakan bagian yang paling penting karena memuat seluruh informasi alur proses dari aktifitas sesuai judul pada SOP (dalam hal ini penerimaan barang).

Terbagi atas 3 kolom : Aktifitas, Dokumen / Catatan Mutu dan Keterangan. Bagian Aktifitas menunjukkan proses tahapan demi tahapan pada aktifitas penerimaan barang. Dokumen / Catatan Mutu memberikan informasi dokumen-dokumen apa saja yang terlibat dalam setiap tahapan. Bagian Keterangan menunjukkan detail catatan dan definisi-definisi pada setiap tahapan proses.

Secara umum beberapa hal di atas mendeskripsikan isi Standard Operating Procedure (SOP) Pergudangan pada aktifitas Penerimaan barang, tentu setelah proses-proses ini masih terdapat aktifitas operasional lain di gudang, seperti : Put Away, Picking / Packing, Checking, Loading, Dispatching, Return, Stock Opname / Cycle Count, dsb.

Excelogic Consulting and Training bersama dengan professional ahli di bidang sistem manajemen mutu (ISO) menyediakan jasa konsultasi pembuatan Prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja (WI) untuk membantu Perusahaan memiliki  Prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja (WI) yang detail serta terperinci dan tentunya dapat dijalankan oleh karyawan di gudang.

Excelogic membantu tidak hanya support sampai pembuatan Prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja (WI) namun sampai ke seluruh dokumen yang berhubungan dengan SOP (Form dan Reporting) serta mendampingi fase implementasi (gap analysis, audit internal, improvement desain) serta post implementasi (surveillance).

Hasilnya diharapkan Perusahaan mendapatkan standard yang jelas dan terperinci untuk kemudian tentu dapat melakukan improvement yang signifikan sepanjang alur proses bisnis Perusahaan.  Jika Perusahaan anda membutuhkan Standard Operating Procedure (SOP) Pergudangan atau Desain SOP untuk fungsi lain , silahkan hubungi team Excelogic Consulting di email dan kontak berikut.

Jika anda membutuhkan raw file Standard Operating and Procedure (SOP) yang terdiri dari :

  • 4 (Empat) file Standard Operating Procedure (SOP) : Penerimaan, Penyimpanan, Pengeluaran dan Stock Opname dalam bentuk Microsoft Word
  • 7 (lima) Form : Terima, Order, Keluar, Kartu Stock, Inventory, Perencanaan Stock Opname dan Perhitungan Stock Opname dalam bentuk Microsoft Excel

silahkan kunjungi link berikut (Beli-Template.com) , sebanyak 11 dokumen (4 SOP/Prosedur dan 7 Formulir) kami sediakan pada link tersebut.

—————————–

Merari (Excelogic – Februari 2014)

—-

Download File (Editable) untuk SOP Warehouse dan Logistik (Beli-Template.com)

Download Artikel Standard Operating Procedure Pergudangan (PDF)


Article

Silahkan subscribe alamat email anda di sini untuk menerima notifikasi setiap artikel baru

Join 26 other subscribers